Windows Home Server 2011搭載「HDL-Z2WHシリーズ」【国際商務様】

Windows Home Server 2011搭載「HDL-Z2WHシリーズ」【国際商務様】

リアルタイムの情報共有により、客先での打合せの質が向上しました

活動内容について

国際商務株式会社は、広告主(クライアント)と広告媒体社との間に入ってプランニングやスケジュール調整をする、広告代理業務を行っている。ネット広告から、POPのような量販店における広告物の作成、家電量販店でのフロアマネージメントまで幅広く手がけている。

社内はプランナーである営業、制作を行うデザイナー、ライターの3つのチームに分かれている。従業員15名と企業規模は小規模ながらも、国内主要メーカー等をクライアントに抱えている。

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導入動機について

広告の制作には、デザインやキャッチコピー等、クライアントとの細かい調整が不可欠であり、営業スタッフがそういった調整のためにクライアントに出向く往復の移動時間だけで、日中のかなりの時間が取られてしまう。その結果、新規クライアント開拓のための時間を作り出す余裕がなかった。しかし、新規クライアント開拓は事業拡大のために必須の事項であり、その時間の確保はすぐにでも解決すべき重要な課題であった。

幸い、過去の実績から会社の評価は高まってきており、新規クライアントからの問い合わせが増えていた。このチャンスを活かすべく、既存クライアントにかかる時間を節減し、新規クライアントへの提案にもっと時間を使えないか検討を重ねた。

課題解決のため、営業スタッフに詳しく時間の使い方を確認した。結果、クライアントとのミーティング中に発生する問題は、社内のデザイナーやライターと情報のやり取りができれば、その場で解決できるものが多いということが分かった。ネットワークを介してリアルタイムの情報共有ができれば、出先から業務連携が可能になり、問題点を即時解決できるのである。

そこで導入されたのがWindows Home Server 2011搭載ネットワークサーバー(NAS)「HDL-Z2WH2T/1D」であった。

多くのNASの中で、「HDL-Z2WH2T/1D」が選ばれた理由は、Windows Home Server 2011が搭載されており、メンテナンス性に優れていることが理由のひとつだ。

「Web広告を取り扱ってはいますが、社内のネットワーク構築とは別ものですし、ITリテラシーはあまり高くないというのが実情です。NASの導入には、専門家でなくても運営できるメンテナンスの容易さがとても重要なポイントでした。」と、同社の代表取締役である菊池氏は語る。

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実際の導入について

突然のアポイントがあっても即時対応可能に

突然のアポイントがあっても
即時対応可能に

客先でのミーティングで全てのことができる環境

客先でのミーティングで
全てのことができる環境

「ネットワーク構築に関する知識が高くなくても、導入は想像以上にスムーズでした。Windows Home Server 2011が搭載されていて、使っているOS環境と同一なので、画面の指示に従って、ソフトウェアを加える感覚で、簡単に共有環境を作ることができました。」

さらにリモートアクセス機能が充実しているので、iPhone等のスマートフォンやタブレットPCでも簡単に情報が共有できる点も評価が高い。

「リモートアクセス機能は大変助かります。営業で突然、アポが決まってクライアントに直行する時もあります。そんな時、会社にPCが置いてある状況でも、スマートフォンやタブレットPC一つでクライアントにデザインのイメージやテキストを確認してもらえるのはとても実用的。データそのものを持ち歩かなくてもアクセスすれば閲覧できるので、業務を円滑に進める上でとても有益なことだと思います。」

導入時に期待していた効果はすぐに業務のスリム化という形で表れたが、当初はとまどいもあったという。

「最初は、営業部門もその場で情報共有できることが分かっていても、先入観でクライアントを拘束してはいけないという感覚を強く持っていました。『持ち帰って明日また修正してお持ちします』というような従来通りの訪問スタイルからなかなか変われなかったんですよ。」

しかし、導入してから初めて完了した案件の依頼主から言われた言葉で状況が変わったという。

「せっかくそんな便利な環境があるなら、その場で修正してくれたら良かったのに。実は、何日にも分けて訪問される方がスケジュールの調整もしづらくて。ちょっとくらい一回のミーティングの時間が長くなっても、その日で終わらせられるなら、その方がすごく楽ですよ。」

仕事の受け手と依頼主の両方が同じ方向を向いて案件を進められる信頼感が、業務フローをも良い方向に変える原動力になった。

「営業部門の意識も変わりましたね。クライアントにとっても便利な機能である確証が得られ、我々のしたことは間違っていなかったと思いました。『HDL-Z2WH2T/1D』の導入以降、細かい修正であれば、クライアントとのミーティングの最中にデザイナーやライターと電話でやり取りをして修正し、その場でもう一度クライアントに確認してもらうというスタイルになりました。」

今では、ほぼ全てのクライアントに同様の確認方法を取り入れ、大きな効果が実感できている。それは社内はもちろん、既存クライアントの満足度向上にもつながっていったという。

「クライアントもその場ですぐに修正できるスタイルを望んでいたんですね。案件が終わってから『国際商務さんは手戻りが少なくて、すごく助かった』と言われることが増えました。修正がその場でできるので、ミーティングの回数は劇的に減りました。弊社を高く評価して下さることは信頼にもしながりますし、願ったり叶ったりです。」

ミーティング回数が減った分、当初期待していた新規クライアント開拓の時間も十分に確保できるようになり、売上も1~2割程度増加した。

「HDL-Z2WH2T/1D」で制作部門も効率化

「HDL-Z2WH2T/1D」で
制作部門も効率化

「今まで、細かい修正にも往復の移動時間をかけてミーティングを行い、イメージが違ったら、細かい修正をしてまた持っていくという繰り返しで、どんな案件でも10~20回ほど訪問するのは当たり前でした。でも、今では平均で4回程度のミーティングで済むようになりました。移動時間だけでも概算で20時間ぐらいは短縮できています。その分を新しいクライアントへの訪問に充てた結果、10社程度新規のクライアントにお会いできるようになり、営業成績も向上しました。」

また当初は営業部門だけでなく、制作部門も、即時に修正を行うスタイルには抵抗があったという。

「戸惑いましたね。熟考してからクライアントに見せるのが当たり前になっていたので、むしろ時間に追われるのではないかと。でも、クオリティも大切ですが、時間はもっと大切。制作が熟考しても結局はクライアントが納得しなければ、ただの手戻りになる。一度実行してみたら、自分達にとっても有益なものだとすぐに理解できました。今では、細かい修正はその場で直して即確認。一方、大きな修正ではイメージや方向性の共有を行って、後日しっかりした内容のものを見ていただくというように、状況によって使い分けるようにしています。今では手戻りも減って、自分達の仕事の効率化にもなってとても助かってます。」

このように、『HDL-Z2WH2T/1D』の導入によって仕事が効率化され、ひいては外注先とのやりとりや在宅勤務で活用するアイデアにも広がっているとのことだ。

アポイントの合間で外注先とのやりとりも可能に

アポイントの合間で
外注先とのやりとりも可能に

「今では、外注先とのやりとりにも問題ない範囲で活用しています。ダッシュボードを使えば案件ごとに情報整理ができますし、閲覧者を制限すれば外注先とのやり取りも安心してできます。また、デザイナーの中には小さな子供がいて、週に2日程度は在宅勤務としている者もいます。『HDL-Z2WH2T/1D』があれば、遠方でも必要な情報は共有できますので、貴重な人材の確保もできて、一石二鳥でした。」

売上増を達成できた営業部門、業務効率化が図れた制作部門。今回の導入により会社全体の命題である業務拡大にもつながったというわけだ。

「弊社のような、クライアントと細かい調整を行っている企業ほど『HDL-Z2WH2T/1D』の導入が必要だと感じました。この導入により作業効率が目に見えて向上し、大満足です。また、ネットワークリテラシーが高くないと思っている企業も安心して導入できると思います。是非、弊社のような経営課題を抱えている企業に使ってもらって、業界全体が発展していけたらいいなと思います。」

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導入企業概要

[企業名] 国際商務 株式会社
[会社設立] 2010年4月
[代表取締役] 菊池 恵一
[事業内容] 広告代理業務
(ネット広告・POP作成・家電量販店でのフロアマネージメント 等)
[事業所] 東京都渋谷区道玄坂1-12-1
渋谷区マークシティ

代表取締役 菊池 恵一 様

代表取締役
菊池 恵一 様

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