ワークライフバランスの改善や生産性向上など、さまざまな目的でテレワークを導入する企業があります。テレワークは遠隔地にいる従業員が通信手段を活用して業務に当たる働き方で、その中のひとつが在宅勤務です。

しかし、在宅勤務を導入したものの、思ったように業務が進まずに困っている方もいるのではないでしょうか。

この記事では、快適な在宅勤務環境を整える方法と生産性を高めるコツを紹介します。適切な環境で在宅勤務に取り組めば、より生産性を高めて意欲的に働けるでしょう。

在宅勤務は企業にどう利益をもたらすのか

生産性向上やワークライフバランスの改善につながる在宅勤務ですが、見逃せないデメリットもあります。ここでは、在宅勤務のメリット・デメリットを詳しく見てみましょう。

在宅勤務を効率化するには、考えられるデメリットに対処してメリットを最大限に享受することが大切です。

在宅勤務で得られるメリット

在宅勤務に取り組むメリットは主に4つです。

• 通勤時間を削減できる
• オフィスにかかるコストを削減できる
• より働きやすい環境を実現できる
• BCPにつながる

在宅勤務は従業員の通勤が不要で、限られた時間を有効活用できます。企業にとっては、通勤手当を削減する効果も期待できるでしょう。さらに、オフィスの規模を縮小し、コストカットできるのも大きなメリットです。

従業員は自宅で勤務することで、より働きやすいと感じるでしょう。働きやすい環境により、離職率を減らす効果が期待できるのもメリットのひとつです。

また、従業員が1箇所に集まらないことで、自然災害や紛争といった不可抗力の事態でも業務が停止することを防げます。被害が少ないエリアの従業員が業務に当たることで、一定のリソースを確保できるためです。

在宅勤務に潜むデメリット

一方、在宅勤務にはデメリットもあります。環境をきちんと整備しないと、思ったように業務が進まず業務生産性が低下するため注意が必要です。

• 適切な労務管理が難しい
• コミュニケーションを取る機会が減る
• 環境の整備や運用に一定のコストがかかる
• 情報セキュリティ面のリスクが高まる

オフィス勤務と比較すると、従業員が働く姿が見えにくいため、労務管理や評価が難しくなります。コミュニケーションエラーによるトラブルのリスクが高まる点にも注意が必要です。

新たなコストが発生したりより強固なセキュリティが求められたりする点も意識しましょう。快適かつ効率的な在宅勤務環境を実現するには、自社にとってデメリットになり得るポイントを可視化して適切に対策することが欠かせません。

在宅勤務がうまくいかない？考えられる理由

すでに在宅勤務を導入しているものの、思ったような成果が得られないケースもあります。在宅勤務がうまくいかないのはなぜか、主な理由を3つ見てみましょう。在宅勤務に関する悩みを抱えているなら、自社の問題を可視化して対処する必要があります。

在宅勤務のルールや規則が甘い

勤怠管理が適切に行われていないなど、在宅勤務のルールがきちんと整っていないと、不公平になりがちです。不適切な勤怠管理が原因で、過重労働に陥ったり働かない従業員が出たりするケースもあります。

評価基準に問題があれば、個々の働きを適切かつ公平に評価するのは難しいでしょう。在宅勤務を導入する際は、在宅勤務向けの勤怠管理システムの導入や成果ベースの評価制度の整備が必要です。

ITツールが不十分

離れた場所にいる従業員が協力してビジネスを進めるには、ITツールの活用が欠かせません。ビジネスチャットやグループウェアを使用してコミュニケーションを取り、クラウドストレージを使用して資料を共有します。

ミーティングや商談には、Web会議システムが必要です。効率的な在宅勤務環境を整えるために必要なITツールを検討し、不足しているものを導入しましょう。

慌てて導入し過ぎた

新たに在宅勤務を導入する場合、環境を整備して徐々に移行するのがスムーズです。しかし、働き方改革をはじめとしたさまざまな理由で、急いで在宅勤務を導入した企業もあるでしょう。

そのような企業は、準備が不十分といった理由で無理が生じているおそれがあるため、状況を見直しましょう。問題点を可視化して対処する優先順位を付け、徐々に解消するのが働きやすい在宅勤務環境を実現するコツです。

快適かつ生産性が高い在宅勤務を実現するには

今より快適かつ生産性が高い在宅勤務を実現するためにできることを4つ紹介します。在宅勤務がうまくいかずに困っている方は、何が不足しているか確認しましょう。問題点に適切に対処することで、より働きやすい環境で在宅勤務ができます。

適切な通信環境を整える

在宅勤務において、通信回線は必要不可欠なインフラです。日々のコミュニケーションやファイルの送受信など、さまざまな場面で安定した通信環境が求められます。基本的に、高速かつ安定している光回線がおすすめです。

すでに光回線を契約しているなら、新たに準備する必要はありません。回線の開通までに時間がかかる場合もあるため、早めに手続きしましょう。

ファイル共有の仕組みを見直す

ビジネスではさまざまな資料をやりとりするため、効率的にファイルを共有する仕組みの構築が大切です。具体的には、強固なセキュリティを備えたクラウドストレージを導入し、必要な資料をすべて格納することをおすすめします。

オンラインで業務に必要な資料すべてにアクセスできれば、確認にかかる時間を大きく削減できるでしょう。オンライン化していない資料を確認するためだけに出社するといった無駄もなくせます。

スムーズにコミュニケーションできる仕組みを整える

円滑な在宅勤務には、離れていてもスムーズにコミュニケーションできる仕組みが欠かせません。日々のコミュニケーションツールにビジネスチャット、ミーティングや商談用にWeb会議システムを導入するのがおすすめです。

必要に応じて同期・非同期のコミュニケーションを使い分けられる環境を整備すれば、意思疎通に関する問題の発生を防ぎやすくなります。

十分な性能のPCと周辺機器を用意する

快適な業務環境も大切です。特に、PCの性能は業務効率に直結します。担当する業務に適した性能のPCを用意しましょう。事務作業がメインであれば、そこまで高い性能のPCは必要ありません。

一方、動画や画像、3Dグラフィックを扱う業務は高性能なGPUを搭載したPCが必要です。性能が不十分だと処理落ちといった理由で業務効率が低下するため、仕様に余裕があるPCをおすすめします。

作業を効率的に進めるために、接続するディスプレイにも気を配りましょう。解像度が十分で、見やすいサイズのものを選ぶことが大切です。

多くの資料を開いたり複数の作業を同時に進めたりする場合は、表示領域を広げるためにデュアルディスプレイ環境を構築することをおすすめします。

合わせて、自分に合ったデスクやチェアを用意することも、快適な在宅勤務環境を整えて疲れにくくする上で欠かせません。

在宅勤務を変えるフリースタイルスタンドディスプレイ

在宅勤務で長期間PCを使用する場合、ディスプレイの配置が適切でないと疲れを感じて仕事がはかどりません。そこで検討したいのが、状況に応じてディスプレイの配置を変更できるフリースタイルスタンドディスプレイです。角度や高さを調節可能なので疲れにくい姿勢を保つことができ、ストレートネック対策にもなります。

アイ・オー・データでは、用途に応じて選べるように数種類のフリースタイルスタンドディスプレイをラインアップしています。在宅勤務環境をより快適にしたい方は、ぜひご検討ください。

高さ・角度・向きをフレキシブルに調整可能

アイ・オー・データのフリースタイルスタンドディスプレイは、ディスプレイの高さや角度、向きを一定範囲で調整できます。

設置場所の環境に合わせて高さや角度をフレキシブルに調整できるため、見やすい位置に配置できます。また、ピボット機能を活用してディスプレイを回転させれば、縦置きも可能です。

別途ディスプレイアームを用意しなくとも、ある程度調整できるのがフリースタイルスタンドディスプレイの魅力といえるでしょう。

21.5～27型のディスプレイをラインアップ

設置場所の環境によって、設置できるディスプレイのサイズは異なります。フリースタイルスタンドディスプレイのサイズは21.5型～27型まであります。デスクの広さやレイアウト、用途に適した商品を選ぶことで、快適なワークスペースを構築できます。

在宅勤務の環境を整える際は、ディスプレイを設置するスペースをどの程度確保できるか考えて商品を選びましょう。なお、解像度はFHD、4K UHD、WUXGA、WQHDなどさまざまです。

まとめ

在宅勤務を快適かつ効率的に進めるには、評価制度やITツールにより環境を整える必要があります。環境整備には、十分な性能のPCや作業を快適にする周辺機器が欠かせません。

アイ・オー・データでは、在宅勤務に役立つ周辺機器としてフリースタイルスタンドディスプレイを販売しています。ディスプレイアームを使わなくとも一定範囲で高さや角度の調整が可能で、さまざまなデスク環境に対応できるのが魅力です。

サイズは21.5型・23.8型・25型・27型などを幅広くラインアップしています。デスク上のスペースに適したサイズの商品をお選びください。