リモートワークを取り入れている企業や複数の拠点にオフィスを構える企業であれば、リモート会議の導入を検討することもあるのではないでしょうか。リモート会議は1箇所に集まることなくミーティングができ、利便性が高いのが魅力です。

しかし、導入の仕方が分からない方やセキュリティに不安を感じる方は、導入に踏み切るのが難しいかもしれません。そこで本記事では、リモート会議の導入方法を具体的に紹介します。

メリット・デメリットや運用方法など、長期的に活用する上で欠かせない情報を詳しく知ることで、自社に合った使い方が分かるでしょう。

リモート会議とはどのようなもの？

一般的に、リモート会議とは何を指すのかを見てみましょう。明確な定義はないものの、通常は「離れた場所にいる人同士が通信手段によってつながり、コミュニケーションを取ること」を指します。

通信手段によって遠隔地と接続するため、1箇所に集まる必要はありません。離れた場所にいる人同士のコミュニケーションをスムーズにすることで、業務効率化や新たなビジネスの創出につながります。

一方、実際に会ってミーティングするのがオフライン会議です。リモート会議はオフライン会議の対になる概念といえるでしょう。

リモート会議に使用する3つのシステム

リモート会議を実施するには遠隔地同士を接続する必要があるため、専用のシステムを導入しなければなりません。

ここでは、リモート会議に使用することが多いWeb会議・テレビ会議・電話会議の3つのシステムを紹介します。それぞれの特徴を理解し、自社のニーズを満たすものを選ぶことが大切です。

【Web会議】環境整備がスムーズで導入しやすい

Web会議はインターネットを利用して複数の参加者がビデオ、オーディオ、テキストを通じてリアルタイムでコミュニケーションを行う会議形式です。環境を整備しやすいという特徴があります。Web会議に必要な機器やシステムは以下のとおりです。

• PC・スマホ・タブレット
• インターネット回線
• Web会議アプリ
• マイク
• カメラ
• スピーカー・ヘッドホン

手持ちのPCやスマホに専用のソフトウェアをインストールするだけで使用できます。マイクやカメラ、スピーカーといった周辺機器も市販のものを使えて選択肢が豊富です。

【テレビ会議】安定した通信を確保しやすい

会議室や専用室などに据え置きの大型ディスプレイを設置し、専用の会議アプリを使ってコミュニケーションを図る仕組みです。安定した通信環境を求めるのであれば、テレビ会議がおすすめです。テレビ会議で必要な機器やシステムを以下にまとめました。

• ディスプレイ
• スピーカー
• マイク
• テレビ会議システム
• 専用回線

テレビ会議に特化した専用機器と専用回線を導入する必要があり、Web会議より導入のハードルが高くなります。利便性より安定したミーティング環境を重視する場合におすすめです。

【電話会議】機材が最小限で済む

電話会議は主に電話回線を使用し、複数の参加者が音声を通じて会議をする形式です。比較的導入しやすく、電話会議に必要な機器やシステムは以下の2つのみです。

• 電話機
• 電話回線

いずれもオフィスにあるもので、特別な機器やソフトウェアは必要ありません。電話回線は一定の帯域を占有する仕組みのため、音質を確保できるのもメリットです。ただし、映像を伝送できない点に注意しましょう。

ビジネスにリモート会議を導入するメリット

日々のビジネスにリモート会議を導入すると、どのようなメリットを享受できるのでしょうか。ここでは、リモート会議のメリットをオフライン会議と比較しながら紹介します。自社にとって魅力的なメリットがあれば、リモート会議の導入を検討してみましょう。

どこからでも参加できる

オフライン会議は、1箇所に参加メンバー全員が集まらなければなりません。一方、リモート会議はどこでも手軽に参加でき、移動時間やコストを削減できます。特にWeb会議は手持ちのPCやスマホで参加できるため、負担を大きく軽減できるでしょう。

リモートワークを導入する企業や各地に拠点を構える企業にとっては、コミュニケーションが円滑になるメリットがあります。情報交換や議論が活発になれば、ビジネスの活性化につながるでしょう。

参加者のスケジュール調整が容易になる

リモートワーク中の社員や遠隔地のオフィスにいる社員が参加する場合、スケジュールの調整が容易であることもリモート会議のメリットです。オフライン会議は、移動時間がかかるだけでなく宿泊が必要なケースもあり、全員集まるのが現実的ではないこともあります。

一方、リモート会議は移動せずにすぐに参加できるため、スケジュールを大きく調整する必要がありません。オフライン会議には参加できなくても、リモート会議であれば参加できるという社員も多いでしょう。

BCPにつながる

オンラインで場所を問わずにコミュニケーションが取れる手段があることは、BCPにもつながります。BCPは事業継続計画とも呼ばれ、災害や紛争といった非常事態が発生した時にビジネスを継続するための取り組みです。

リモート会議を導入すれば、いずれかの拠点が被害を受けても別の拠点を活用してビジネスを続けられます。被害を受けていない社員は、自宅から業務を遂行できるでしょう。

非常事態はいつ起きるか分からないため、リモート会議の導入を含めた総合的なBCPを策定することは大切です。

リモート会議で見逃せないデメリット

利便性の面で多くのメリットがあるリモート会議ですが、オフライン会議と比較した時に目立つデメリットもいくつかあります。

ここでは、リモート会議を導入する際に覚えておきたい2つのデメリットを紹介します。予期しないトラブルを防ぐためにも、必要に応じて適切な対策をしましょう。

通信エラー・機材トラブルのリスクがある

リモート会議中にデバイスやネットワークのトラブルが発生すると、ミーティングが中断されるリスクがあります。デバイスの故障やインターネットの予期せぬ切断が主な原因です。スピーカーやマイクが突然認識されなくなるケースも考えられます。

ユーザーが関与しない原因でトラブルが発生する場合があることも覚えておきましょう。「予備のWeb会議システムを用意する」「PCとスマホの両方にシステムをインストールする」といった対策が有効です。

参加者の様子を把握しにくい

直接顔を合わせるオフライン会議と比較すると、相手の表情や様子が見えにくいのもリモート会議のデメリットです。表示が小さくて見にくかったりカメラがオフになっていたりすると、参加者の様子や反応が把握できません。

特に、数十人以上が参加する規模が大きなリモート会議では、全員の様子をチェックするのはほぼ不可能といえるでしょう。

リモート会議とオフライン会議を使い分けるのがコツ

ミーティングには、日常の打ち合わせや新プロジェクトの立ち上げ、商談といった目的があります。参加するメンバーもメインオフィスに出社している人やサテライトオフィスにいる人、リモートワークの人とさまざまです。

そのため、すべてをリモート会議に置き換えるのではなく、目的に応じてオフライン会議と併用するハイブリッドミーティングにするとよいでしょう。ここでは、リモート会議とオフライン会議のそれぞれがどのような目的に向いているかを紹介します。

複雑な議題を扱う場合は対面会議が向いている

オフライン会議は、複雑な議題を扱うようなコミュニケーションを重視する時に向いています。リアルな対面を選択するとよい具体的なシーンは以下のとおりです。

• 新プロジェクトのキックオフミーティングを行う
• 会議に参加する人が全員出社している
• ミーティングに参加する人数が多い
• 大量の資料を扱う
• 賛否が大きく分かれそうな議題を扱う

オフライン会議はリモート会議に比べて会話が生まれやすく、議論を深めるのに役立ちます。

複数拠点を接続する場合はリモート会議が向いている

ミーティングに参加する人が遠くにいる時や複数の拠点を接続する必要がある時は、リモート会議を活用しましょう。ミーティングのためだけに1箇所に集まるのは現実的ではなく、その間業務が止まることを考えるとデメリットが大きいためです。

具体的に、以下のようなシーンはリモート会議が向いています。

• サテライトオフィスとメインオフィスを接続する
• リモートワーク中や出張中の社員が参加する
• 取引先をはじめとした社外の人が参加する

リモート会議は移動が不要で準備もスムーズというメリットがあります。時間やコストを削減するためにも積極的に活用するのがおすすめです。

新たにリモート会議を導入するならWeb会議を中心にするのがおすすめ

これからリモート会議を導入するのであれば、手軽で便利なWeb会議がおすすめです。ここでは、数あるリモート会議の中で、Web会議をおすすめする理由とメリットを紹介します。できるだけスピーディーに導入したい企業にとっては見逃せない内容です。

専用デバイスの導入が不要で低コスト

Web会議は、PCやスマホといったデバイスにマイクやスピーカーを接続するだけで、手軽かつ低コストで導入できます。マイクやスピーカーを内蔵したデバイスを使えば、用意する機器がさらに減るのもメリットです。

リモート会議の導入・運用にコストをかけたくない場合や手軽に使えることを重視したい場合、Web会議システムの導入を検討しましょう。システムの利用にある程度のコストがかかるものの、大規模なミーティングでなければ大きな負担にはなりません。

さまざまなシステムと連携できる

多くのWeb会議システムは、ビジネスで使用するさまざまなサービスと連携できるように設計されています。システムによって多少の違いがあるものの、おおむね以下のサービスと連携可能です。

• グループウェア
• クラウドストレージ
• ビジネスチャット
• リマインダー・カレンダー
• 電子黒板

すでに上記のシステムを導入している場合、連携することで資料の共有や開催通知がスムーズになります。自社で使用するシステムと連携できるかどうかをシステム選びの基準にするのもおすすめです。

アイ・オー・データでは会議を円滑にするデバイスを提供

これまでリモート会議を導入していない企業は、周辺機器やデバイスを調達するのが難しいと感じるかもしれません。アイ・オー・データではさまざまな会議用機材を扱っており、ニーズに応じた商品を提案します。何が必要か悩んでいるのであれば、ぜひご相談ください。

取り扱う会議用機材はオフライン・リモートともに対応

アイ・オー・データでは、オフライン会議・リモート会議の双方に対応できる汎用性が高い機材を提供しています。機材の一例は以下のとおりです。

• 大画面ディスプレイ
• ディスプレイスタンド
• スピーカーフォン
• Webカメラ
• 接続用ケーブル

必要なデバイスをひとつずつそろえるのが面倒であれば、セットで導入することをご検討ください。Web会議システムをインストールしたPCと調達した機材を接続するだけで、手軽にリモート会議が始められます。

オフライン会議でも電子黒板のようなデバイスを活用することで、資料の共有やプレゼンテーションがスムーズになるでしょう。

小規模～大規模までさまざまな規模の会議に対応できる

ミーティングは、目的によって参加人数が異なります。ミーティングの目的と参加人数の例は以下のとおりです。

参加人数によって、必要なデバイスの種類や数は異なります。大人数が参加する場合、ディスプレイやマイクの数を増やさなければ快適なミーティング環境は実現できません。

アイ・オー・データでは、想定するミーティングの規模に応じたデバイスを提案します。どのような構成にすればよいか悩んでいる方は、ぜひ一度ご相談ください。

まとめ

リモート会議は働き方改革の実現やBCPに役立つため、積極的に導入することをおすすめします。メリット・デメリットを正しく理解した上で自社のニーズに合うシステムを導入すれば、快適なリモート会議環境を実現できるでしょう。

アイ・オー・データでは、スムーズなリモート会議を実現するデバイスセット「会議の達人」を提供しています。電子黒板やディスプレイ、スピーカー、カメラといったデバイスをまとめて導入したい方は、ぜひご検討ください。

他にも、ミーティングの規模や目的をヒアリングし、最適なプランをご提案します。