Type-C＆デイジーチェーン対応　23.8型液晶ディスプレイ
「LCD-BC241DB-F」導入事例【税理士法人】

コロナ禍がきっかけとなったオフィス改革！「紙業務」の限界

今回のオフィス改革は、どのような経緯で始まったのでしょうか？

南本様コロナ禍で出勤が難しくなったことが大きなきっかけです。税理士業界は在宅勤務が進みにくい業界ですが、当時はそうも言っていられず、どうすれば在宅でも業務ができるかを真剣に考えました。
また、私自身も遠方の事務所に片道1時間半かけて通勤することもあり、業務が逼迫する中で通勤時間の無駄を強く感じました。そこから「自宅でも業務ができる環境を整えよう」と考え始めました。

具体的にはどのような取り組みをされたのですか？

南本様まずは紙資料のPDF化を進めました。紙の場合は事務所でのみ確認可能ですが、PDFであれば場所を問わず確認できます。請求書や試算表もすべてPDFで保存するように職員にお願いしました。

清水様オフィス改革にあたり、OA機器についても、ある程度品質の高いものを導入しないと電子化は進みません。私も今回のプロジェクトに参加し、南本の要望を聞きながら、どのような製品が適しているか検討し、ディスプレイやPCの選定を行いました。

南本様Canonの「imageWARE Desktop」も導入し、PDFへのコメント追加やチェックも容易にできるようになりました。必要なツールやディスプレイも揃い、プロジェクトは順調に進みました。

三画面体制で業務効率が大幅に向上！

職員様の声

実際にオフィスでディスプレイを使用されている職員の方にお話を伺いました。

導入されたのは、USB Type-C接続対応のLCD-BC241DB-FとLCD-C221DB-F。パソコンからは1本のケーブルで2台のディスプレイを接続できる点や、パソコンへの給電・映像出力、有線LANの利用が可能な点が高く評価されました。

 

導入後の変化はいかがでしたか？

南本様今では紙を広げずに業務ができるようになりました。ディスプレイ2台とパソコンの三画面体制により、申告書や会計ソフトを同時に表示できるので、作業効率が格段に上がりました。職員も徐々に紙を使用しなくなってきています。

清水様Type-Cケーブル1本で接続可能なため、配線が簡潔になりました。電源ケーブルを持ち運ぶ必要がなくなり、利便性が向上しました。あとは、ディスプレイにLANケーブルを直接接続できることで、PC側でのケーブル操作が不要になり、コネクター部分の爪が折れることが少なくなりました。

ペーパーレスを超える「ペーパーストックレス」なオフィス設計

オフィス環境にも様々な工夫がされていると伺いました。

南本様単なるペーパーレスではなく、「ペーパーストックレス」なオフィスを実現しています。コピー機の台数を減らし、用紙の配置もわざと遠くにしました。職員に「印刷は手間がかかる」と感じてもらうことで、自然とPDF化を促す狙いがあります。サブ机も撤去し、紙を置くスペースをなくしました。

確かに机の上に、書類が見当たらないですね。

南本様コンセプトとしては、紙では使い勝手が悪いため、データでの利用を前提として快適なオフィスを目指しています。そのため、あえてコピー機の設置場所を遠くしたり、台数を減らしたりしています。

清水様フリーアドレス制も導入し、同じように業務ができるようにしています。ディスプレイの高さ調整や画面配置も個々に合わせて設定できるので、柔軟な働き方が可能になりました。高さを調整できるため、立って仕事もできる机も導入しています。

さらなるIT化と教育環境への応用

今後のオフィス環境についての展望を教えてください。

南本様業務フロアの電子化改修はほぼ完成し、本格稼働段階に移行しています。現在は、1階の面談・研修スペースの改修にとりかかっていますが、将来的には、セミナーや研修の質をさらに高めるための環境整備を行っていきたいと考えています。

清水様ペーパーストックレス化が進むことで、Teamsやチャットワークを活用したコミュニケーションもよりスムーズになります。引き続き職員のITスキル習得を支援しながら、職員が快適に業務を遂行できる環境づくりに取り組んでいきたいと考えています。