内部統制システム整備の基本方針

記

1．取締役及び使用人の職務執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制

企業価値の向上と、社会の一員として信頼される企業となるため、法令・定款及び社会規範の遵守を経営の根幹に置き、その行動指針として、「アイ・オー・データ機器行動憲章」及び「アイ・オー・データ機器行動規範」を定め、取締役及び使用人はこれに従って、職務の執行にあたるものとする。
代表取締役社長を委員長とする「コンプライアンス委員会」を設置し、コンプライアンス上の重要な問題の審議とともに、コンプライアンス体制の維持・向上を図り、啓発・教育を行う。
違反行為等の早期発見と是正を目的とする報告体制として、コンプライアンス委員長、事務局及び社外監査役を情報受領者とする「コンプライアンス・ヘルプライン」を構築し、効果的な運用を図り、報告をした者が、当該報告をしたことを理由として不利益な取扱いを受けないものとする。
「アイ・オー・データ機器行動規範」において、社会の秩序や安全に脅威を与える反社会的勢力とは、毅然とした態度で一切の関係を遮断することを定め、不当要求等に対しては、警察や弁護士等の外部専門機関と緊密に連携し、組織的に対応するものとする。
代表取締役社長が直轄する監査室を置き、各部門の業務執行及びコンプライアンスの状況等について定期的に監査を実施し、その結果を代表取締役社長及び常勤監査役に報告する。

2．取締役の職務の執行に係る情報の保存及び管理に対する体制

取締役の職務の執行に係る情報については、「文書管理規程」等の社内規程に基づき、文書または電磁的媒体に記録し、適切かつ確実に保存及び管理するものとし、取締役及び監査役は、適時これらの情報を閲覧できるものとする。

3．会社の損失の危険の管理に関する規程その他の体制

「リスク管理規程」により経営活動上のリスク管理に関する基本方針及び体制を定め、これに基づくリスク管理体制を整備、構築することによって適切なリスク対応を図る。
当社及び子会社の経営活動上のリスクとして、市場関連リスク・信用リスク・品質リスク・コンプライアンスリスク・海外カントリーリスク等を認識し、そのリスクカテゴリー毎の把握と対応管理責任者の体制を整備する。
社長室が全体のリスクの統括管理を担当することで、リスク情報を集約し、内部統制と一体化したリスク管理を推進する。また、重大な事態が生じた場合には迅速な危機管理対策が実施出来る体制を整備する。

4．取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制

市場環境変化に対する迅速な意思決定を図るため、執行役員制度を導入し、職務執行権限と責任を執行役員へ委譲する。
取締役会は、原則毎月1回開催し、経営上の重要な項目についての意思決定を行うとともに、執行役員以下の職務執行の状況を監督する。
取締役、常勤監査役、執行役員及び部長職で構成する経営会議を原則毎週1回開催し、業務執行上の重要課題について報告・検討を行う。
取締役、執行役員及びその他使用人の職務分掌と権限を社内規程で明確にし、適正かつ効率的に職務が行われる体制を確保する。

5．当社及びその子会社から成る企業集団における業務の適正を確保するための体制

「関係会社管理規程」等の社内規程に従い、子会社管理を管掌する部長を置き、子会社の取締役の執行を監視・監督する。
子会社の経営活動上の重要な意思決定事項については、当社取締役会に報告し、承認を得て行うこととする。
定期的に子会社と連絡会議を開催し、グループ間の情報共有、意思疎通及びグループ経営方針の統一化を図る。
当社の監査室は、定期的に子会社の業務監査、内部統制監査等を実施し、その結果を代表取締役社長及び常勤監査役に報告する。

6．監査役がその職務を補助すべき使用人を置くことを求めた場合における当該使用人に関する事項

監査役の職務を補助すべき使用人は、監査室及び管理部門に所属する者の中から配置し、職務を兼務するものとする。

7．監査役を補助する使用人の取締役からの独立性及び監査役の当該使用人に対する指示の実効性確保に関する事項

監査役の職務を補助する使用人の任命、異動、人事考課、処罰等については、監査役会の意見を聴取し、尊重するものとする。また、監査役より監査業務に必要な命令を受けた使用人は、その命令に関して、取締役及び上長等の指揮命令を受けないものとする。

8．取締役及び使用人が監査役に報告するための体制並びに報告をした者が当該報告をしたことを理由として不利な取扱いを受けないことを確保するための体制

当社の取締役及び使用人等、並びに子会社の取締役・監査役及び使用人等は、「監査役会規程」及び「監査役監査基準」に従い、各監査役の要請に応じて必要な報告及び情報提供を行うとともに、次のような緊急事態が発生した場合には、遅滞なく報告するものとする。
①当社の経営上に重大な影響を及ぼすおそれのある法律上または財務上に係る諸問題
②その他当社に著しい損害を及ぼすおそれのある事象
監査役に報告をした者が、当該報告をしたことを理由として不利益な取扱いを受けないものとする。

9．会社の監査役の職務の執行について生ずる費用の前払又は償還の手続その他の当該職務の執行について生ずる費用又は償還の処理に係る方針に関する事項

監査役の職務の執行について生ずる費用の前払い又は償還の手続きその他の当該職務の執行について生ずる費用又は償還の処理については、監査役の請求等により速やかに処理を行う体制とする。

10.その他監査役の監査が実効的に行われることを確保するための体制

監査役と代表取締役社長及び他の取締役との間で適宜に意見交換会を開催する。
監査室は、監査役との間で、事業年度毎の内部監査計画を協議するとともに、適宜に内部監査結果及び指摘・提言事項等についての協議及び意見交換をするなど、常に連携を図るものとする。
監査役及び監査室は、会計監査人との間でも情報交換等の連携を図っていくものとする。