テレワークの拡大で、企業ではメールで見積書や注文書を送ることが当たり前になっています。しかし電子帳簿保存法（電帳法）の改正に伴い、令和4年（2022年）1月1日以降は、これら電子取引での取引情報を紙に印刷をして保存書類とすることは認められず、電磁的記録の保存が義務付けられます。アイ・オーが提供する認定されたタイムスタンプソリューションを活用して、要件に従った適切な保存を進めてください。

電子帳簿保存法（電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律）の改正のポイントは次のとおりです。

※1 電子取引とは

以下いずれも「電子取引」です。特にコロナ禍において（1）（6）のような運用を導入されている企業も多いのではないでしょうか。

• (1)電子メールにより請求書や領収書等のデータ（PDFファイル等）を受領
• (2)インターネットのホームページからダウンロードした請求書や領収書等のデータ（PDFファイル等）又はホームページ上に表示される請求書や領収書等のスクリーンショットを利用
• (3)電子請求書や電子領収書の授受に係るクラウドサービスを利用
• (4)クレジットカードの利用明細データ、交通系ICカードによる支払データ、スマートフォンアプリによる決済データ等を活用したクラウドサービスを利用
• (5)特定の取引に係るEDIシステムを利用
• (6)ペーパーレス化されたFAX機能を持つ複合機を利用
• (7)請求書や領収書等のデータをDVD等の記録媒体を介して受領

※2 取引情報とは

注文書、契約書、送り状、領収書、見積書、その他これらに準ずる書類
この中で注目すべきポイントは【3.電子取引の電磁的記録の義務化】です。これまでの電帳法で認められてきた、電子取引における取引情報の紙に印刷して保管する方法が、令和4年1月1日以降認められなくなり、電磁的記録の保存が義務付けられました。
つまり、現在複合機のFAXやメールで授受しているPDFファイルの見積書や注文書、請求書など、電子取引の取引情報は紙での原本保管は認められず、全て電磁的記録を行う必要があります。

• 電子メールで見積書や請求書をPDFで受領
• FAXで送られた見積書や請求書を電子データとして複合機で受領
• ECサイトから領収書のPDFや画像ファイルを保存
• EDIシステムから納品データを保存

データの真実性を確保する

APX2-EVID/5P（タイムスタンプソリューション）をご導入ください。

電磁的記録にはタイムスタンプ利用がおすすめ

電磁的記録をする場合には、「真実性」、「可視性」が求められています。

専用のシステムを導入するハードルの高さや、管理規程を運用する煩雑さを考えると、真実性を確実に証明可能な、タイムスタンプの付与ができる本商品の導入がおすすめです。

本商品には、ファイルに付与されているタイムスタンプが、有効かどうかをまとめて確認し、一覧表示できる「一括検証機能」も搭載しています。ファイルが多くなっても容易に管理することができます。

※指定したフォルダーに保存されているファイルが対象です。

事例動画集

機能特長

5年間追加費用不要	押印するファイル数に制限や追加費用の発生がありません
5年オンサイト保守	5年間追加費用不要／5年オンサイト保守標準添付で、万が一の故障時も費用がかかりません
業界標準規格	標準規格「PDF長期署名（PAdES）」ならびに、RFC3161、JISX5063およびISO/IEC18014に準拠
自動押印モード	指定フォルダーにファイルを置くだけで自動的に押印、作業を効率化
あらゆるファイルに押印	PDFのほか、あらゆる拡張子のファイルに押印可能※添付ファイルの一部はAdobeによる開封制限があります
複数ファイルに一括押印	最大20ファイルに1つのタイムスタンプを押印できる※総容量350MBまで
押印ファイルを振り分け	監視・保管フォルダーは99組まで設定可能。