電子帳簿保存法改正 特集

タイムスタンプソリューション「APX2-EVID/5P」を活用して電子帳簿保存法改正に備える。タイムスタンプソリューション「APX2-EVID/5P」を活用して電子帳簿保存法改正に備える。

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テレワークの拡大で、企業ではメールで見積書や注文書を送ることが当たり前になっています。しかし電子帳簿保存法(電帳法)の改正に伴い、令和4年(2022年)1月1日以降は、これら電子取引での取引情報を紙に印刷をして保存書類とすることは認められず、電磁的記録の保存が義務付けられます。アイ・オーが提供する認定されたタイムスタンプソリューションを活用して、要件に従った適切な保存を進めてください。

令和4年(2022年)1月1日から電子取引の電子保存方法が変更となります。

電子帳簿保存法(電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律)の改正のポイントは次のとおりです。

1 事前承認制度の廃⽌(緩和)
国税関係帳簿書類の電磁的記録等による保存を行う際に必要な所轄税務署長の承認が不要になります。
2 スキャナ保存の要件緩和
国税関係書類をスキャナ保存する際の適正事務処理(相互けんせい、定期的な検査、再発防止策の社内規定整備)等が不要となります。
3 電子取引の電磁的記録の義務化
これまで認められてきた、電子取引(※1)での取引情報(※2)を出力した書面は保存書類として取り扱わないとされ、電磁的記録として定められた要件に従って保存することが義務付けられます。
※1 電子取引とは

以下いずれも「電子取引」です。特にコロナ禍において(1)(6)のような運用を導入されている企業も多いのではないでしょうか。

  • (1)電子メールにより請求書や領収書等のデータ(PDFファイル等)を受領
  • (2)インターネットのホームページからダウンロードした請求書や領収書等のデータ(PDFファイル等)又はホームページ上に表示される請求書や領収書等のスクリーンショットを利用
  • (3)電子請求書や電子領収書の授受に係るクラウドサービスを利用
  • (4)クレジットカードの利用明細データ、交通系ICカードによる支払データ、スマートフォンアプリによる決済データ等を活用したクラウドサービスを利用
  • (5)特定の取引に係るEDIシステムを利用
  • (6)ペーパーレス化されたFAX機能を持つ複合機を利用
  • (7)請求書や領収書等のデータをDVD等の記録媒体を介して受領
※2 取引情報とは

注文書、契約書、送り状、領収書、見積書、その他これらに準ずる書類
この中で注目すべきポイントは【3.電子取引の電磁的記録の義務化】です。これまでの電帳法で認められてきた、電子取引における取引情報の紙に印刷して保管する方法が、令和4年1月1日以降認められなくなり、電磁的記録の保存が義務付けられました。
つまり、現在複合機のFAXやメールで授受しているPDFファイルの見積書や注文書、請求書など、電子取引の取引情報は紙での原本保管は認められず、全て電磁的記録を行う必要があります。

具体的な電子取引の例
  • 電子メールで見積書や請求書をPDFで受領
  • FAXで送られた見積書や請求書を電子データとして複合機で受領
  • ECサイトから領収書のPDFや画像ファイルを保存
  • EDIシステムから納品データを保存
紙への出力保存NG

電磁的保存の要件

データの真実性を確保する

  • 【タイムスタンプが付された後の授受】でも問題も・・・全てのお取引先にタイムスタンプを付す事を求めることはできません。【タイムスタンプが付された後の授受】でも問題も・・・全てのお取引先にタイムスタンプを付す事を求めることはできません。
  • 【受領後、速やかにタイムスタンプを付す】確実に履行するためにはタイムスタンプソリューションの導入がおすすめです。【受領後、速やかにタイムスタンプを付す】確実に履行するためにはタイムスタンプソリューションの導入がおすすめです。
  • 【データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用】でも問題も・・・新たなシステム導入は時間とコストが発生します。【データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用】でも問題も・・・新たなシステム導入は時間とコストが発生します。
  • 【訂正削除の防止に関する事務処理の管理規程の備付け】でも問題も・・・訂正削除に伴う書類の保存等を複数人で継続して行う点、確実運用に懸念があります。【訂正削除の防止に関する事務処理の管理規程の備付け】でも問題も・・・訂正削除に伴う書類の保存等を複数人で継続して行う点、確実運用に懸念があります。

要件の実現のために

APX2-EVID/5P(タイムスタンプソリューション)ご導入ください。

電磁的記録にはタイムスタンプ利用がおすすめ

電磁的記録をする場合には、「真実性」「可視性」が求められています。

専用のシステムを導入するハードルの高さや、管理規程を運用する煩雑さを考えると、真実性を確実に証明可能な、タイムスタンプの付与ができる本商品の導入がおすすめです。

本商品には、ファイルに付与されているタイムスタンプが、有効かどうかをまとめて確認し、一覧表示できる「一括検証機能」も搭載しています。ファイルが多くなっても容易に管理することができます。

※指定したフォルダーに保存されているファイルが対象です。

メールで請求書を受領→取引情報をPDFで保存→改ざん抑止の為のタイムスタンプ付与
→ファイル名を“取引年月日”、“取引先”、“金額”とすることで義務化の可視性(検索)にも対応できます。→ファイル名を“取引年月日”、“取引先”、“金額”とすることで義務化の可視性(検索)にも対応できます。
真実性について
以下のいずれかの方法で、真実性を担保する必要があります。
  • (1)タイムスタンプを付与する
  • (2)データの訂正削除を行った場合に、その記録が残るか、訂正削除ができないシステムを利用する
  • (3)訂正削除の防止に関する事務処理規程で運用する
可視性について
記録を可視できる状態として、「一課税期間」を通じて検索できてディスプレイ等に整然とした形式で出力することが求められます。

※検索機能は、

  • 「取引年月日」「取引金額」「取引先名」を検索項目として設定できること
  • 「取引年月日」「取引金額」はその範囲を指定して条件設定ができること
  • 2つ以上の記録項目を組み合わせて条件設定できること

が求められます。

具体例として、

  • (1)検索項目をファイル名に設定し、「取引先」や「年月日」のフォルダーを作成して管理する。
  • (2)ファイル名と検索項目の索引簿を作成し、ファイルと共に管理する。

のいずれかの方法で検索を可能とし、パソコンへ液晶ディスプレイを接続して表示可能とすることをおすすめします。


当社の電子帳簿保存法アプリケーション「命名くん」なら、事前に登録しておいた取引先名や書類名をクリックしてファイルリネームできる機能、Blu-rayへの書き込み機能をがあり、手軽に可視性を確保することができるようになります。
命名くんには6ヶ月間の体験期間がありますので購入前に是非お試しください。

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