【電帳法対応】請求書のファイル名(pdf)を簡単に変更!表記ゆれを解消できるアプリ「命名くん」

「命名くん」を使ったリネーム作業

(写真)「命名くん」を使ったリネーム作業

(記事公開日:2022年7月4日)

2022年1月1日から電子帳簿保存法(電帳法)が改正施行され、その対応に困っていたり、不安を抱えていたりする企業のご担当者や自営業の方、フリーランスの方も少なくありません。

よく分からないという方のために、電帳法のポイントをおさらいしたいと思います。大きく「真正性」「可視性」「保存性」の3つのポイントがあります。今回ご紹介する電帳法対応アプリ「命名くん」は、「可視性」を効率よく支援するアプリです。

真正性とは

真正性は、電子データの正しさを確保するものです。電帳法のなかで要件として定められている措置の1つが、タイムスタンプを付与した電子データにより、改ざんがないことを証明する方法です。アイ・オーでは、タイムスタンプを付与できる専用端末「APX2-EVID/5P」をご用意しています。

タイムスタンプを付与できる専用端末「APX2-EVID/5P」

タイムスタンプを付与できる専用端末「APX2-EVID/5P」

(参考)

可視性とは

可視性は、次の検索要件を満たして電子データを保存することが求められます。
① 取引等の「日付・金額・取引先」で検索ができる
②「日付・金額」について範囲を指定して検索ができる
③「日付・金額・取引先」を組み合わせて検索ができる

【注】保存義務者が、税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には、検索要件のうち②③の要件が不要となります。

電帳法対応アプリ「命名くん」

電帳法対応アプリ「命名くん」なら、取引先名や取引内容名を社員共通の登録情報として一元管理して利用することができ、取引先名をマウスで選ぶだけで会社名称の「表記ゆれ」を排除しながら、かんたんにファイル名を変更できます。実際に使ってみたレビュー詳細は後述します。

保存性とは

電子データの保存はこれまでの紙と同じく、最低でも7年間の保管が必要となります。社員が使っているパソコンのハードディスク内に保存するのは可視性の問題からも7年保管の観点からもよくありません。

電子ファイルの保存先を準備 電子ファイルの保存先を準備

NASやサーバーに保管していても、査察などでデータの提出を求められる可能性や機器故障でデータ滅失の可能性があることからも100年保存ができるとされている光メディアM-DISCへの保存がおすすめです。

光メディアM-DISCへの保存 光メディアM-DISCへの保存

電帳法アプリ「命名くん」は、定期的または任意のタイミングでM-DISCへの書き込みを行う機能も搭載していますので保存忘れなどのうっかりミスも低減できます。さらに電子帳簿保存用ブルーレイドライブ「BRD-UT16D」は誤操作による書き換えや削除を防止できます。

可視性をかんたんに解決してくれる
電帳法対応アプリ「命名くん」

電帳法対応アプリ「命名くん」

可視性で問題となる「表記ゆれ」

表記ゆれ 表記ゆれ

可視性の一番の課題は、リネームする際の「表記ゆれ」です。表記ゆれがあると会社名で正しく検索できず、可視性を確保できなくなります。入力する人が違っても起こりますが、同じ人でも入力するたびに起こる可能性があります。

可視性を確保するには、この「表記ゆれ」を無くして統一する必要性がありますが、その修正にはPDFファイルを取引先名、日付、金額で検索できるようにリネームし、修正する手間と再確認の時間が必要になります。件数が多くなると中身を見て取引先名の統一や、検索項目の並び順を間違えず1つずつ変更するのは非常に大きな労力となります。

年間で発生する書類数は膨大なので、社員が手入力すれば、表記ゆれが出てくるはずです。これらを解決してくれるのが「命名くん」です。

ファイルを開いたままではリネームできない

「命名くん」なら、ファイルをプレビューしながらかんたんにリネームできる 「命名くん」なら、ファイルをプレビューしながらかんたんにリネームできる

さらに、みなさんも経験があると思いますが、ファイルを開いたままでは、ファイルのリネームができない問題があります。中身を確認して内容を頭で記憶し、一旦ファイルを閉じてからリネームし、再度間違いが無いか開いて確認するなど、こんなことをやっていたら時間がかかり、間違いも多くなります。

電帳法の面倒くさいがかんたん解決できる「命名くん」

電帳法対応アプリ「命名くん」なら、「表記ゆれの統一」「ファイルをプレビューしながらリネーム」の2つの問題をかんたんに解決できます。操作もかんたんなので社員誰もが使え、間違いが無くなり、作業時間を圧倒的に削減できるようになります。

今すぐダウンロード、半年間無料で使えます

「命名くん」の便利さを体験していただけるように、体験版を6ヶ月間無料でご使用いただけます。しかも、期間中に利用できる機能の制限がないので、社員みなさんでじっくりと試していただけます。

命名くんダウンロード 命名くんのインストール

ダウンロードしたファイルを実行し、[インストール]をクリックして、アプリ設定を進めます。

利用規約

命名くん利用設定画面が表示されたら[同意する]をクリックします。 [利用規約]をクリックすると、[同意する]ボタンがクリックできるようになります。

めいめいIDの新規登録

めいめいIDの[新規登録]をクリックして画面の指示にしたがって登録を進めます。

  • メールアドレスへ確認コードを送信する
  • 確認コードを入力
  • 企業名などの登録

・任意の[めいめいID][パスワード][メールアドレス]を入力して、[メールアドレスへ確認コードを送信する]をクリックします。
・指定したメールアドレスに届いた[確認コード]を入力して、[確認する]をクリックします。
・[企業名]などの情報を入力して、[登録する]をクリックします。

新規登録の完了

以上で新規登録が完了しましたので、アプリでサインインします。

アプリでサインインする サインイン完了

登録した[めいめいID]と[パスワード]でサインインしました。

「表記ゆれ」解決のキモとなる取引先の設定をする

アプリケーション設定画面

(キャプチャー)アプリケーション設定画面

命名くんリネームツールを起動すると、初回起動時はアプリケーション設定画面が表示されます。[ユーザー名]などを入力して[保存]をクリックします。

「命名くん」のメイン操作画面

(キャプチャー)「命名くん」のメイン操作画面

画面は、「命名くん」のメイン操作画面になります。続いて[保存先フォルダー]と[取引先]を設定します。

[保存先フォルダー]の指定 [保存先フォルダー]の指定

(キャプチャー)[保存先フォルダー]の指定

[保存先フォルダー]の左にある[…]をクリックすると、[保存先フォルダーの追加]画面が表示されるので、[表示名称]を入力し、[保存先パス]を[参照]から指定して[OK]をクリックして、指定が完了します。

[取引先]の追加画面

(キャプチャー)[取引先]の追加画面

[取引先]の左にある[…]をクリックすると、[取引先の追加]画面が表示されるので、[表示名称][読みがな][正式会社名][所在地][法人番号]を入力後[OK]をクリックして登録が完了します。同じように取引先ごとに登録していきます。

[取引先]の追加画面 [取引先の一覧]

(キャプチャー)[取引先の一覧]

画面は取引先一覧になります。あらかじめ登録しておくことで、誰が操作しても同じ名称となるので「表記ゆれ」を解決できます。

実際に「命名くん」を使ってリネームしてみました

「命名くん」を使ったリネーム作業

(写真)「命名くん」を使ったリネーム作業

「命名くん」の操作画面

(キャプチャー)「命名くん」の操作画面

画面は、[保存フォルダー][取引先]を設定したあとの「命名くん」のメイン画面です。[1]でリネームしたいPDFファイルを選択したあと、[2]でプレビューした内容を確認し、[3]~[8]のステップでリネームを行います。

ポイントは、[2]においてPDFファイルの中身をプレビューしながらリネーム作業ができることと、[3]年月日、[4]取引種別、[5]あらかじめ登録した取引先名称をマウスで選んで、[6]金額を入力するだけで統一したルールのファイル名となり、表記ゆれが発生しないことです。

リネーム前とリネーム後

(キャプチャー)リネーム前とリネーム後

リネーム後は、表記ゆれの無い、統一されたファイル名となりました。

「命名くん」は、煩わしいリネーム作業をかんたんに誰でも行え、電帳法が求める可視性を確保してくれる便利なアプリです。まずは180日間無料で体験できるので、ぜひ操作感をお試しください。

命名くんダウンロード

かんたんに、すぐに始められて、リーズナブル。
「電子保存ライト」がおすすめ!

電子保存ライトソリューション

「電子保存ライト(BRD-UT16D/M)」は、コストを抑えてすぐに始められるソリューションです。
・電帳法対応アプリ「命名くん」・・・年間ライセンス3台用バンドル
・専用ブルーレイドライブ・・・誤操作によるデータ損失を防ぐ電子帳簿保存用ブルーレイドライブ
・光ディスク「M-DISC」・・・メディア5枚が添付され、5年度分のデータ保存が可能

ブルーレイドライブは、一回記録(追加記録は可能)の光ディスクにのみ書き込めるようになっており、繰り返し上書きができる光ディスクを認識しないようになっています。これにより意図しないデータの消去や上書き、誤操作による電子取引データの損失を未然に防止します。

「命名くん」には、書き込みツールも用意されているので、リネームしたファイルを定期的または任意のタイミングで、ブルーレイディスクに書き込めます。「命名くん」以外で書き込んだデータを検知、意図しない書き込みの発見にも役立ちます。

M-DISCは、電子取引データの長期保存の確実性を高め、添付される5枚を年度毎にデータを区分けしてお使いいただけます。
※M-DISC1枚(50GB)に約48万枚分の電子取引データを保存できます(1枚のデータ容量を100KByteとして計算)。
※M-DISCは米国Millenniata社が開発した新しい記録メディアです。光・熱・湿度などによる経年劣化に強く、100年にわたってデータを保存することができます。

◎関連リンク
・【特集】電帳法対応 難しくないよ。さあ、今すぐはじめよう。
・【特集】電子保存ライトならかんたんに、すぐに始められて、リーズナブル。

・電子帳簿保存法アプリケーション
命名くん

・電子帳簿保存用外付けブルーレイドライブ
BRD-UT16D」BDメディア5枚添付

・電子帳簿保存用外付けブルーレイドライブ
BRD-UT16D/M」BDメディア5枚、命名くん 年間ライセンス3台用添付

・タイムスタンプ専用端末
APX2-EVID/5P

・ファイル共有・保存用NAS(ランディスク)
法人・企業向けNAS(Linuxベース OSモデル)

・ランディスク用バックアップハードディスク
HDJA-UTW/LDシリーズ

本記事の内容については、サポートのお問い合わせ対象外となります。予めご了承ください。

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