アジェンダとは?意味や重要性を知り円滑に作成するためのコツ

(記事公開日:2024年7月12日)

アジェンダとは?意味や重要性を知り円滑に作成するためのコツ

#Web会議 紙に書かれた「AGENDA(アジェンダ)」の文字と数字の箇条書き

ビジネスシーンの指示や会話では、あらゆるビジネス用語を利用します。「アジェンダ」もそのひとつで、仕事の中で耳にした方も多いのではないでしょうか。会話の内容や前後の文脈から意図は理解できるため、何となく使っているケースも少なくありません。

使い方を間違えないためにも、当記事でアジェンダの意味や重要性を理解しましょう。作成方法やコツも紹介するため、作り慣れていない方は参考にしてください。

アジェンダの意味とは?

顎に手を当てながら首を傾けるスーツ姿の女性と疑問符

ビジネス用語はカタカナ表記が多く、専門性の高い言葉ほど意味を想像しづらいでしょう。言葉の意味が分からなければ、うまく意思疎通が取れません。

ビジネスシーンのやりとりを円滑にするために、「アジェンダ」の意味や使い方を理解しましょう。「レジュメ」や「サマリー」といった混同されやすい言葉との違いも紹介します。

言葉の意味と使い方

「アジェンダ」はラテン語の「agenda」が由来で、「行動すべきこと」といった意味を持ちます。英語では「予定表・計画表」を意味し、日本のビジネスシーンではこちらの意味で用いるケースがほとんどです。

会議やミーティングの議題内容を整理し、スムーズな進行を目的として作成・共有する書類に対しても使用します。そのため、「アジェンダをまとめる」「アジェンダを用意する」「アジェンダを共有する」という使い方が一般的です。

レジュメとの違い

レジュメとアジェンダは、ビジネスシーンで混同されやすい用語ですが、異なる目的を持っています。「レジュメ」には「要約・概略」という意味があり、内容を端的にまとめた資料の共有が目的です。

ビジネスシーンのレジュメは、経歴やスキルを記載して個人の能力をアピールする書類としても用いられます。一般的に、会議やミーティングの内容を要約した文書のレジュメに対して、アジェンダは話し合うための内容を記載した文書です。

サマリーとの違い

アジェンダと混同しやすい用語にサマリーがあります。「サマリー」は「要約・要点」を意味する言葉で、内容の重要な部分をまとめた文章です。ビジネスシーンでは、過去に実施された会議やミーティングの経緯・結論を端的に示します。

時間が限られている場面や要点を先に伝える際に、全体の概略を相手に説明して、内容のスムーズな理解を促すことが目的です。サマリーは過去の情報を、アジェンダは未来の情報を整理して共有する点が異なります。

ビジネスにおけるアジェンダの重要性

大きなスクリーンの前でプレゼンを行うスーツ姿の男性

社内の意思決定や情報共有を行う際、会議やミーティングによる話し合いを実施します。内容を充実させるためには、目標達成に向けた計画的な事前準備が必要です。

このような場面で、アジェンダを作成するケースは少なくありません。なぜアジェンダが必要なのか、ビジネスシーンにおけるアジェンダの重要性について解説します。

会議の目標や議題を共有できる

アジェンダの事前共有は、討論の方向性が逸れることを防ぎ、結論へ向けた集中的な話し合いのために重要です。

会議は複数人で行うため、思考や意見は参加者によって異なります。目的や議題をうまく共有できなければ、結論が出ずに催す回数も多くなり、無駄な手間を増やしかねません。

予定内容をまとめたアジェンダを作成することで、何について話し合うのか参加者の認識を統一できます。多忙な方や急に召集された方でも、会議の内容を把握した上で参加が可能です。

効率的な議論が可能になる

アジェンダは、話題の脱線や時間の浪費を減らした効率的な議論の展開に役立ちます。会議の目的が分からなければ、結論が出るまでの話し合いが長引きかねません。

内容を事前に共有できるアジェンダにより、参加者は前もって情報を整理できるため、当日は必要な議論だけで済みます。

また、アジェンダは会議の時間配分も含めて作るのが一般的です。決まったスケジュールにしたがって進めれば、重要なポイントを押さえたスムーズな会議ができます。

中身の濃い議事録が作成できる

会議の詳細を記載したアジェンダは、会議の進行を追う議事録の作成者にとっても便利なアイテムです。議論の重要なポイントを漏らさず記録できるだけでなく、スケジュールの把握も可能なため、費やした時間を正確に記載できます。

議事録を確認する際は、アジェンダを配布した参加者と照合すれば、各議題における発言者の特定にも役立ちます。アジェンダは議事録の正確性と効率性を高め、円滑な記録作業と質の向上のためにも重要です。アジェンダの作成時は、議事録の作成も考慮した構成にしましょう。

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アジェンダの基本的な書き方

机の上に資料を広げながら作業する様子

アジェンダの意味や使い方を理解しただけでは、会議やミーティングで役立つ資料は作れません。アジェンダをビジネスシーンで活用するには、具体的な作り方の把握が必要です。

頼まれた際に正しく作成できれば、周囲からの評価が上がるかもしれません。必要な場面でいつでも作れるように、アジェンダの基本的な書き方を押さえておきましょう。

議題・目的を記載する

アジェンダの作成において、議題や目的を明確に記載することは非常に重要です。議題は会議で取り上げるトピックやテーマを指し、明示することで参加者の議論内容に対する理解を手助けします。また、議題に関連する資料やデータを持参する際にも便利です。

会議の最終的なゴールや成果を明らかにする目的の記載も欠かせません。目的が明確であれば、会議後に目標を達成したか評価する基準になります。議題と目的を記載することは、アジェンダの基本です。

会議の詳細を書き記す

アジェンダは会議の議題や目的以外に、下記の基本情報も記載が必要です。

  • 会議名
  • 日時
  • 場所
  • 所要時間
  • 参加者
  • 備考欄

会議名は参加者がどのような会議か把握しやすい名称を付けましょう。参加者が迷わないように、日時や場所は正確な記載が必要です。対面会議は会場の名前やビルのフロアを、オンライン会議は使用するプラットホームのリンクやアクセス方法を記載します。

参加者リストは、他の出席者を事前に把握し、準備や連絡をするために大切です。備考欄には問い合わせ先の情報を含めましょう。会議について質問がある場合、どこに連絡すればよいか明示します。

タイムスケジュールを決める

明確なタイムスケジュールは、会議のスムーズな進行と効率的な議論のために重要です。アジェンダを作成する際に、大まかな時間配分を決めておきましょう。

アジェンダにおけるタイムスケジュールとは、会議の各議題に対して割り当てる時間を示したものです。これを基準にすることで、会議の進行を状況に合わせて管理・調整できます。

万が一のトラブルで時間が変わったとしても、柔軟な対応が可能です。議題の後ろに「〇時~〇時」や「〇〇分」と記載すると分かりやすいでしょう。

配布資料に関する情報を明記する

アジェンダとあわせて配布する資料があれば、資料名や参照ページを明記しましょう。会議の議題に関連する資料やデータ、報告書を事前に共有することで、当日の議論がスムーズに進みます。また、会議の準備を入念にできるため、討論の質を高めるためにも重要です。

議題ごとの配布資料のタイトルやページだけでなく、メールやリンクといった資料の提供方法も忘れないように明記しましょう。注意して目を通してもらいたい特記事項は、文字色の変更や下線の追加を用いて目立つように記載します。

円滑にアジェンダを作成・共有するコツ

パソコンを操作しながら資料を確認するスーツ姿の女性

ビジネスにおいて重要なアジェンダは、ただ形式どおりに作ればよいわけではありません。会議やミーティングを円滑に進めるには、見やすく丁寧なアジェンダの作成や共有が必要です。

どのようなポイントに気を配れば、有用なアジェンダを準備できるのでしょうか。ビジネスシーンで役立つアジェンダを作成・共有するためのコツを紹介します。

既存のテンプレートを参考にする

アジェンダ作成に既存のテンプレートを使用することで、作成プロセスの簡素化が可能です。1から作成する場合、多くの時間と労力が必要ですが、テンプレートなら項目を埋めるだけで済みます。

また、アジェンダの一貫性や正確性が保てる点も魅力的です。同じ形式で作成すれば参加者も理解しやすく、忘れてはならない重要な項目を漏らさず記載できます。テンプレートの活用は、効率的かつ効果的なアジェンダ作成の要です。

参加者や時間に配慮する

アジェンダを作成する際は、参加者や時間に配慮した工夫が必要です。参加者の立場が異なる場合、持っている情報量に差が生じます。

平等な議論のために議題に関する情報を整理し、情報格差を解消する時間を設けましょう。会議の進行がスムーズになり、参加者全員が積極的に意見しやすくなります。

余裕のない進行にならないように、各議題には多めに見積もった時間を割り当てましょう。また、休憩時間も考慮することで、参加者が集中力を維持できます。

事前共有を心がける

会議の参加者が議題に対して十分な準備をするためには、時間の余裕を持ったアジェンダの共有が必要です。前もって参加者全員が議題の背景や議論のポイントを理解することで、効果的な意見交換や意思決定ができます。

アジェンダに変更点が発生した場合は、新たな議題やスケジュールに対応するため、迅速に共有しましょう。徹底した事前共有により、会議が円滑に進み生産性が向上します。

デバイスを活用する

アジェンダ作成や共有には、デバイスの活用も有効です。パソコンなど周辺環境を整えて作成すれば、編集や更新が容易になり、最新の情報を素早く共有できます。大型のディスプレイモニターは、大人数の会議でも参加者に対してリアルタイムな情報共有が可能です。

自由な集団思考を重視した会議なら、直感的に操作できるタブレット端末の導入も検討しましょう。デジタルツールを積極的に取り入れることで、アジェンダ作成と共有の効率が格段に向上します。

アイ・オー・データの製品で円滑な会議を実施しよう

ディスプレイを活用した会議中の様子

アジェンダをうまく活用するには環境も重要で、会議の効率や質に関係します。環境を十分に整えずに実施すると、かえって生産性が落ちるケースも少なくありません。

アイ・オー・データでは、会議の人数や内容に合わせた商品をセットで提供しています。環境づくりで悩んでいる方は、ぜひご検討ください。ここでは、判断に役立つ会議の規模やセット内容について解説します。

会議は人数や内容によって多岐にわたる

会議は人数や内容によって目的が異なり、いくつかの種類に分けられます。それぞれの目的を理解しなければ、セッティングやディスカッションも進みません。代表的な会議の種類を4つ紹介します。

  • アイデア出しの会議:参加者のアイデアを集めて整理する目的で開かれる会議
  • 面談・商談をする会議:個人や取引先と密なコミュニケーションを取るための会議
  • 意思決定をする会議:意見や事実に基づいて重要な判断を下す目的の会議
  • 教育(コーチング)をする会議:指導者の教育により参加者のスキルアップを目的とする会議

それぞれの特徴を把握して、会議に必要な準備を始めましょう。

会議の規模に合わせたセットをご用意

会議は規模によって目的や進行方法が異なるため、効果を高めるには形式に合わせた準備が重要です。アイ・オー・データでは、大型ディスプレイやスピーカーフォンなど、会議に必要なデバイスをセットでご用意しています。

短時間で行う討論や面会には、素早く開始できる「オープンスペース会議セット」がおすすめです。「小会議セット」は、4人以下の本格的な討議に向いています。

多人数にも対応可能な「中会議セット」は、4人以上10人以下の規模が理想的です。10人以上を集めて行う場合、広い会場でも快適な「大会議セット」を推奨します。会議に適切なセットを選択して会議の質を高めましょう。

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まとめ

ディスプレイの前でプレゼンを行うスーツ姿の女性

アジェンダは会議の目的を明確にし、議論の方向性を統一するために欠かせない資料のひとつです。具体的なアジェンダを用意することで、会議の進行がスムーズになり、議論の効率化が図れます。基本的な項目に加えて、参加者や時間を考慮した内容で構成しましょう。

デバイスを活用すれば、アジェンダの作成だけでなく、情報の共有や会議中のディスカッションも捗ります。アイ・オー・データでは、会議の種類や規模に適したデバイスのセットを提供しています。ぜひ導入をご検討ください。

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