近年はテレワークやリモートワークを導入する企業が増えて、オフィス以外の場所で働く社員と会議をするのは珍しくありません。日常的にWeb会議を開いている企業だけでなく、これから環境の整備に乗り出す企業もあるでしょう。

オンラインで会議を開くには、一般的にWeb会議システムが必要です。本記事では、Web会議システムの特徴や代表的なサービスとともに、オンラインで会議を開く際の注意点も紹介します。

Web会議システムの特徴

Web会議システムとは、インターネット経由で複数人が自由に会話できるシステムです。企業の定例会議に加えて、チームのミーティングや商談・セミナーにも活用できるため、多くの企業が導入しています。

まずは、Web会議システムの代表的な特徴やテレビ会議システムとの違いを理解しましょう。

インターネットで遠隔地同士を接続する

Web会議とは、インターネット経由で開催する会議です。インターネット回線があれば、PCやスマホを介して場所を選ばず会議に参加でき、離れた場所にいるメンバーと情報交換ができます。

無料で利用できるWeb会議システムも多く、1対1の簡単なミーティングから大人数の会議まで幅広く対応可能です。

Web会議と混同されがちなテレビ会議は、複数人で会議室に集まり、専用の機器を用いて拠点同士をつなぐのが特徴です。各自がPCやスマホで参加するWeb会議とは異なり、主に会議室ベースで情報をやりとりします。

PCやスマホなどの既存デバイスを使える

PCやスマホのような既存のデバイスを使えるため、専用の機器が不要なのがWeb会議システムの大きなメリットです。準備の手間やコスト負担も小さく、スピーディーに導入できます。環境さえ整えば、すぐに参加者を募って会議を開けるでしょう。

遠隔地の社員が簡単に会議に参加できるため、テレワークやリモートワークを実施する企業や社員の出張が多い組織にもおすすめです。システムの画面共有機能により、参加者全員で会議資料を確認しながら効率的に話を進められます。

代表的なWeb会議システム

有名なWeb会議システムには、ZoomやMicrosoft Teams、Skypeといったサービスがあります。ビジネスチャットとして有名なChatworkやSlackでも、ビデオ通話機能を使ったWeb会議が可能です。

代表的なサービスの特徴と料金を以下で比較しましょう。※
※ 2024年4月時点の情報です。

いずれも人数に制限があるものの、無料で利用可能です。また、画面共有や録画といった機能も使えます。

Web会議がもたらす5つのメリット

Web会議システムを利用するメリットは、主に以下の5つです。

1.インターネット環境さえあれば会議ができる
2.会議を効率化できる
3.働き方を多様化できる
4.商談にも活用できる
5.BCP（事業継続計画）対策ができる

それぞれのポイントを詳しく見てみましょう。

1.インターネット環境さえあれば会議ができる

Web会議の最大のメリットは、インターネット環境さえあれば、場所を選ばずミーティングの機会を設けられる点です。参加者がオフィス以外の場所にいても、それぞれのPCやスマホを使ってリアルタイムで情報のやりとりができます。

参加者が同じ場所に集まる必要がなく、会議室を押さえる手間もかかりません。必要な人員が必要なタイミングでコミュニケーションを取れるため、意思決定のスピードアップにも寄与するでしょう。外出中の社員とも迅速に意思疎通を図れます。

2.会議を効率化できる

社員の移動時間の削減や資料準備の効率化に役立つのも、Web会議を導入するメリットです。ミーティングの準備にかかる手間を削減すれば、頻繁に社員同士で情報交換ができ、業務生産性が向上するでしょう。

また、Web会議システムの多くは画面共有機能を有しており、システム上で資料の確認が可能です。デジタル資料で情報を共有できるため、社内のペーパーレス化にも役立ち、業務コストの削減につながるでしょう。

3.働き方を多様化できる

Web会議により円滑に情報を共有できる体制を構築すれば、働き方改革の推進にも役立ちます。誰もが場所を選ばず会議に参加でき、テレワークやリモートワーク中の社員も積極的に情報の発信や交換が可能です。

会議やミーティングに加えて、定期的な業務連絡や上司への相談、1on1のツールとしても活用できます。テレワーク中でもチームメンバーが顔を合わせて意思疎通を図れるため、社員の業務生産性も向上するでしょう。

これからテレワークやリモートワークを導入して、働き方改革の実現を目指す企業は、チャットツールとともにWeb会議システムの導入をご検討ください。

4.商談にも活用できる

Web会議システムは社員同士の意思疎通だけでなく、商談や契約の説明にも活用できるツールです。コロナ禍を経て、実際に多くの企業がWeb会議システムにより商談や契約の締結をオンラインで完結しています。

営業担当者が取引先に出向く必要がなく、お互いに都合のよいタイミングを見つけやすいため、業界・業種を問わずオンライン営業を導入する企業は珍しくありません。

特に、遠方の取引先とやりとりする際にWeb会議システムは有用で、社員が遠出や出張をせずに済みます。営業コストの削減につながるとともに、より多くの顧客にアプローチできるため、売り上げアップにも貢献するでしょう。

5.BCP（事業継続計画）対策ができる

災害時の通信手段としてWeb会議システムを利用する企業が増え、BCP（事業継続計画）対策として広まっています。

BCPとは、緊急事態が発生した際に企業が中核となる事業を継続させる取り組みです。万が一、事業が止まった場合でも早期に復旧するための計画を策定します。

Web会議システムはインターネット環境があれば、遠隔地とスムーズにやりとりできるため、緊急時の通信手段として有効です。災害時でも電話やメールに比べて比較的安定した接続ができることから、社員の安否や業務方針の確認に活用するとよいでしょう。

Web会議にもデメリットはある

Web会議システムには多くのメリットがありますが、次の2点には注意しなければなりません。

1.通信・機材トラブルの影響を受ける
2.参加者の反応が分かりにくい

ここでは、それぞれの注意点について詳しく解説します。

1.通信・機材トラブルの影響を受ける

インターネットを使用するWeb会議システムは、回線の影響を受けやすく、障害が発生すると通信できないおそれがあります。会議中にアクセスできなくなるケースも考えられるため、障害時の対応を考えておきましょう。

また、参加者のPCやスマホの機材トラブルが原因で、アクセスできない事態もあり得ます。重要な会議の前には必ずインターネットや通信機器の状態を確認しましょう。

固定回線が利用できなくなった場合、即座にモバイル回線に切り替えてアクセスの安定化を図る必要があります。

2.参加者の反応が分かりにくい

対面の会議と比較すると、Web会議は参加者の反応を把握しづらいのがデメリットです。特に大規模な会議はひとりひとりの反応を確認するのが難しく、参加者が本当に内容を理解しているのか、分かりづらい場合もあります。

対策として、参加者が会議中に不明点を気軽に質問できる雰囲気づくりが必要です。アジェンダや会議資料を充実させ、会議後に内容をチェックできるようにしましょう。適宜、社員同士が直接対面して、意思疎通を図る機会を設けることも重要です。

Web会議を快適に行うためのポイント

Web会議を快適に開催するには、いくつかのポイントを意識することが大切です。目的や用途に応じて最適なWeb会議システムを選び、資料をスムーズに共有する方法を明確にしましょう。事前に必要な機材をそろえておくことも重要です。

ここでは、Web会議を快適に行うポイントを3つ紹介します。

用途に合ったWeb会議システムを選ぶ

近年は業界・業種を問わずWeb会議を開く企業が増えており、多くのベンダーがWeb会議システムをリリースしています。サービスによって強みや特性が異なるため、目的や用途に適したものを慎重に選択しましょう。

たとえば、会議の参加人数や必要な機能を洗い出し、問題なく対応できるシステムを導入する必要があります。映像や音声の質、ベンダーのサポート体制にも注目しましょう。少人数で利用するなら、無料で使えるサービスも多くあります。

資料共有の方法を決めておく

Web会議に限らず、効率的にミーティングを進めるには、事前に資料を共有することが大事です。

システムの共有機能やクラウドストレージを利用すれば、各人が任意のタイミングで資料を入手できます。特に重要な資料は事前に配布しましょう。

一方、会議中に確認するだけでよい資料は、画面共有機能が役立ちます。全員が閲覧する画面に資料を表示できるため、積極的に利用するとよいでしょう。資料を共同編集できるシステムも少なくありません。

モニターやスピーカーなどの機材を別途そろえる

PCやスマホだけでもWeb会議は開けますが、専用のモニターやマイクといった機材をそろえると、参加者に質の高い映像や音声を届けられます。特に、顧客や取引先とWeb会議システムを通じて接する場合、十分な環境を整えることが大切です。

デスクトップPCを使用する際はWebカメラが必要なため、事前に用意しましょう。必要な機材がそろっていないと、会議に支障が出るおそれがあります。

Webカメラやマイクの中には質の低い商品もあるため、信頼のおけるメーカーのものを選択することが大事です。既存のユーザーの評価も確認するとよいでしょう。

Web会議を導入するならアイ・オー・データの「会議の達人」

これからWeb会議システムを導入するなら、質の高い映像・音声を配信できる環境の構築がおすすめです。

アイ・オー・データは、オンライン・オフラインが融合した環境を用意できるだけでなく、議事録やメモもスピーディーに共有可能な機器をそろえています。

Web会議に適した各種機材をラインアップ

アイ・オー・データなら、高品質のディスプレイやスピーカー、カメラといった必要な機材をまとめてそろえられます。

Web会議に必要な機材を一括で導入できるため、環境の整備がスムーズに行えます。会議スペースなどに応じて何をそろえたらよいかわからない場合は、ぜひ「会議の達人」という専用サイトをご参考ください。会議サイズや人数、会議の種類別におすすめのセット機材を紹介しています。

小規模から大規模までのWeb会議に対応

数人のミーティングから10人以上が集まる大規模なミーティングまで幅広く対応できます。規模や会議の内容に応じた機材を導入できるため、これからWeb会議を始めたい企業はもちろん、会議の質を上げたい企業にもおすすめです。

高精度でコンパクトなマイクやスピーカーの導入も可能で、急なリモート会議にも問題なく対応できます。詳しくは、アイ・オー・データの専用ページをご確認ください。

まとめ

Web会議システムは、オンラインで参加者が情報共有できるため、社員の出張が多い企業におすすめです。出先からPCやスマホで会議に参加でき、必要な情報の伝達や社員同士の報告・連絡・相談がスムーズになるでしょう。

システムを導入する際は、目的や用途に合っているか確認するとともに、必要な機能を網羅したサービスを選択することが大切です。

アイ・オー・データなら、快適なWeb会議を実現する機材をまとめてそろえられます。会議の規模や内容に応じて必要な機材を一括で導入できるため、この機会にぜひご検討ください。