ステークホルダーに新たなビジネスを提案するときや取引先に新商品を紹介するときなど、ビジネスではさまざまなタイミングでプレゼンテーションする機会があります。しかし、なかなか成果が出ず、困っている方もいるのではないでしょうか。

この記事では、プレゼンテーションの効果を高める話し方と資料作成のコツを紹介します。一工夫するとより伝わりやすいプレゼンテーションができるため、この機会にチェックしてみましょう。

プレゼンテーションで目指す目的とは？

効果的なプレゼンテーションのやり方を考える上で、目的を正しく理解することは大切です。プレゼンテーションでは、聴衆に具体的なアクションを起こしてもらうことを目標に据えましょう。

一例として、新事業を展開する際のプレゼンテーションでは、経営者や投資家といったステークホルダーに着手を承認してもらうことや資金を提供してもらうことを目標とします。

相手に行動してもらうには、納得できるだけの情報を説得力がある方法で提供することが大切です。単純に内容を理解してもらうだけでは不十分なため、情報提供だけで終わらないように注意しましょう。

うまいプレゼンテーションを行うコツ

プレゼンテーションの効果を高めるために、いくつか意識したいことがあります。相手に納得して行動してもらう上で特に重要な3つの要素を詳しく見ていきましょう。自分が伝えたいことを話すだけでなく、相手を正しく理解し、疑問に対して的確に答えることが大切です。

ヒアリングを通じて相手の要求や課題を知る

事前にヒアリングの機会を設け、相手が抱えている疑問や問題点、現状、具体的な希望を把握しましょう。納得してもらうには、疑問に対する明確な答えや問題の解決策を示す必要があるためです。

ヒアリングを通じて詳しい情報を知れば、プレゼンテーションで何にフォーカスすればよいか見当を付けられます。

営業活動で新商品を売り込む場合、ヒアリングで可視化した課題の解決に自社のプロダクトがどのように役立つかをアピールするのがひとつの方法です。

理解しやすい構成にする

全体の流れを考えるときは、聴衆が理解しやすい構成を意識しましょう。話し手が分かる内容でも聴衆が理解できないケースがあるため注意が必要です。プレゼンテーションの代表的な構成には、以下の3パターンがあります。

プレゼンテーションの内容によって、向いている手法は異なります。構成に迷ったときは、一般的に用いられるPREP法か序論・本論・結論の構成を検討するとよいでしょう。

課題の解決策を提供する

聴衆がどのようなアクションを起こせばよいか理解できるように、解決策と具体的な行動を明確に示すことは大切です。

それぞれの解決策や行動ごとに、期待できる効果やメリット、想定されるリスクを伝えます。相手が何を知りたいと思っているかを考え、過不足がないように必要な情報を伝えましょう。上記の情報を伝えることで、聴衆は選択肢ごとの結果を予測し、納得した上で選べます。

プレゼンテーションの効果をより高めるために

プレゼンテーションの際には、他にも意識したいことがいくつかあります。ここでは、話し方や資料作成にフォーカスして覚えておきたいポイントをチェックしましょう。成果につながるプレゼンテーションをするためにも、日頃から意識することをおすすめします。

話し方を工夫する

聴衆にとって聴きやすいプレゼンテーションにするためにも、話し方に気を配りましょう。意識したい点は以下のとおりです。

• 普段よりややゆっくり話す
• 適切なボリュームで話す
• 話題が変わるときは十分な休止を入れる
• 聴衆に対して適度に質問する

プレゼンテーションでは多くの情報を伝えようとするあまり、話すペースが速くなりやすい点に注意しましょう。自分では「やや遅いのではないか」と感じるペースで話すのがおすすめです。

質問には的確に回答する

一般的なプレゼンテーションでは、質疑応答の時間を設けます。聴衆の質問は内容に対する興味の表明であることを意識し、的確に回答することが大切です。事前に想定される質問をリストアップし、回答する内容を考えておくとよいでしょう。

想定外の質問ですぐに回答できない場合、適当に答えずに次の機会に回答することを伝えます。再度プレゼンテーションをする機会があれば、そのときに回答できる他、連絡先を交換したならメールでも伝えられます。

分かりやすい資料を作成する

プレゼンテーションでは、スライドなどの資料を使用するのが一般的です。聴衆が見たときに、何を言いたいのかすぐに理解できる見やすい資料に仕上げましょう。

そのためには、要点を目立たせ、重要なポイントがひと目で分かる資料に仕上げることが大切です。資料のクオリティーがプレゼンテーションの成否に影響することもあります。

プレゼンテーション用の資料作成で意識したいこと

プレゼンテーション用の資料は、見やすさと分かりやすさが大切です。ここでは、スライドをはじめとしたプレゼンテーション用の資料を作成する際に意識したい4つのことを紹介します。どのように資料を作成すればよいか悩んでいる方は、この機会に確認しましょう。

見やすさ・読みやすさを意識する

資料作成で意識することのひとつは、読みやすさです。スライドを使用する場合、会場の後方からでも明確に見えるように作成しましょう。

フォントは読みやすいゴシック体を使用し、重要なワードはピンポイントで太字にしたりカラーを変更したりします。カラーは3色程度に絞り、統一感を持たせることも大切です。また、適度に行間を空けて、視認性を高めることも忘れないようにしましょう。

目次をうまく活用する

どのような話をするのか分かりやすくするために、目次を活用しましょう。目次はスライドの最初だけでなく、話題が変わるたびに挿入します。話題が変わるときの目次は、これから話す箇所を色分けして見やすくすると効果的です。

話題が変わるたびに目次を挿入することで、話の一部を聞き漏らした場合でも「今まで何を話していたか」「これから話す内容は何か」を理解しやすくなります。

1スライドに1メッセージを意識する

スライドの内容を理解してもらうには、1枚のスライドで伝えるメッセージをひとつに絞ることが大切です。2つ以上のメッセージがあると、論点が分かりにくくなるだけでなく、視認性が低下して見てもらえなくなるおそれがあります。

新商品の紹介では「商品の概要」「改善点」「使用するメリット」「類似商品と比較した場合の強み」といった点を伝えますが、複数の要素を1枚にまとめず、独立したスライドにするのが基本です。そのようにすることで、聴衆が要点を理解しやすくなります。

重要な情報のみを記載する

スライドの情報は、伝えたいことの中でも特に重要性が高いものに絞りましょう。自分が聴衆なら何を知りたいかを考え、ピンポイントで記載します。付加的な情報は口頭で伝えればよく、細部までスライドに盛り込む必要はありません。

スライドの情報が多過ぎると、要点が分かりにくく、伝えたい情報がきちんと伝わらないおそれがあります。抱えている課題や悩み、要求をリサーチして、提供する情報を取捨選択することが大切です。

プレゼンテーションでよくある失敗とその対策

よりよいプレゼンテーションにするには、過去の失敗から改善策を学ぶことも必要です。失敗の代表例として、以下が挙げられます。

資料作成に必要以上の時間をかけたり、練習不足で本番に臨んだりすると失敗しやすくなります。日々の業務で忙しくても、時間を確保してプレゼンテーションの準備を整えましょう。

プレゼンテーションの効果を高める会場レイアウト

聴衆が内容に集中できるように、会場のレイアウトや使用する機材にも気を配りましょう。ここでは、プレゼンテーションに向いている会場レイアウトと用意したい機材を紹介します。

会場の環境が整っていないと集中しにくくなるため、参加人数に応じて適切に設営することが大切です。

広めの部屋+シアター形式で座席を配置する

想定される参加人数に対して広めの会場を用意しましょう。快適な環境で落ち着いて聴けるように、聴衆の数が定員の1／2程度になるような部屋を選びます。

座席のレイアウトは、全員がプレゼンターの方向に向いて座るシアター形式がおすすめです。スクール形式も似たレイアウトですが、プレゼンテーションでは机は設置しないほうがよいでしょう。

机を設置すると、聴衆がメモを取ったり違う作業をしたりして、内容に集中しないおそれがあるためです。

シーンに応じた機材を適切に設置する

会場に必要な機材を設置することも、プレゼンテーションを成功させる上で大切です。最後列の座席からもスライドがはっきり見えるように、会場の広さに応じたサイズのディスプレイを設置しましょう。

状況によっては、大型ディスプレイの代わりにプロジェクターとスクリーンを設置する方法もあります。

Web会議システムを使用して遠隔地のオフィスを接続する場合、マイクやスピーカー、Webカメラが必要です。プレゼンテーション中のトラブルリスクを減らすために、事前に動作テストをして高画質・高音質で視聴できるか確認します。

プレゼンテーションに最適なシステムならアイ・オー・データ

プレゼンテーションに必要な機材やシステムを新たに導入しようと考えているなら、アイ・オー・データが提供する機材のセットをご検討ください。

プレゼンテーションだけでなく普段の会議にも使用でき、汎用性が高いのが特徴です。ここでは、アイ・オー・データが提供するプロダクトの特徴を紹介します。

遠くからでも見やすいディスプレイを使用

プレゼンテーションに集中してもらうには、遠くからでも鮮明に見えるディスプレイに資料を表示することが大切です。アイ・オー・データでは、資料の表示に使える高画質な大型ディスプレイを用意しています。

ホワイトボードのように情報を書き込めるホワイトボード機能を搭載しているのも魅力です。注目してほしいところをマークしたり説明に必要なイラストを描きながら説明したりすれば、より理解しやすくなるでしょう。

Web会議を利用したハイブリッド開催にも対応

ディスプレイやWebカメラをドッキングステーション経由でパソコンに接続することで、Web会議を経由して資料の共有やホワイトボード機能の活用ができます。

HDMIケーブルやUSBケーブル1本でそれぞれの機材をシンプルに接続でき、環境構築に時間がかからないのもメリットです。リモートワークを推進していたり支社が各地に分散していたりして、遠隔地同士を接続する機会が多い方に向いています。

規模に応じて適切な機材構成を提案するため、ぜひご検討ください。

必要な機材を一括提供

アイ・オー・データでは、プレゼンテーション会場の設営に必要な機材を一括提供しています。提供する機材の具体例は、以下のとおりです。

• HDR対応の大型4Kディスプレイ
• 移動式ディスプレイスタンド
• 360度回転に対応したWebカメラ
• 機材接続用のドッキングステーション

それぞれの機材を個別に調達すると、仕様・互換性の確認や購入に手間がかかります。アイ・オー・データなら、まとめて購入できてスムーズです。ぜひご検討ください。

まとめ

プレゼンテーションは相手に行動を起こしてもらうことが目的で、伝える情報の取捨選択や話し方を工夫する必要があります。また、聴衆が集中できるように、会場のレイアウトや環境に気を配ることも大切です。

アイ・オー・データは、プレゼンテーション会場の設営に必要な機材を一括提供しています。想定した規模に応じた機材をまとめて調達できて便利なため、ぜひご検討ください。

Web会議システムを活用したプレゼンテーションにも対応し、リモートワークを推進している企業や各地の支社・サテライトオフィスを接続したい企業にもおすすめです。